kulagin_oleg (kulagin_oleg) wrote,
kulagin_oleg
kulagin_oleg

Как определить обязанности сотрудников?


Итак, следующий шаг после определения служебных функций – разработка должностных обязанностей работников. Чем обязанности отличаются от функций? Если функции показывают ожидаемые результаты работы, то обязанности должны предписывать конкретные действия для их достижения. В организациях, использующих метод управления по целям (MBO - Management by Objectives) в «чистом виде» обязанности могут вообще не формулироваться. В этом случае «регулятором» деятельности руководителей и сотрудников служат только их служебные функции и ключевые показатели эффективности, а способы выполнения функций не регламентируются и отдаются на личное усмотрение работников. Выходит, что процесс выполнения работы представляет собой некий «черный ящик» с неизвестным устройством. Такой метод управления основан на действии механизма самоорганизации и предполагает высокий уровень профессионализма и доверия к работникам.

Однако в большинстве случаев все же требуется здоровая формализация деятельности организации. Для этого разрабатывают должностные обязанности и регламенты выполнения работы. Как это правильно делать? Сначала дадим определение: должностные обязанности – это набор процессов (работ, операций, действий), необходимых и достаточных для выполнения служебных функций работника. Обязанности должны более или менее детально раскрывать содержание работы и предписывать оптимальные способы ее выполнения. Для того, чтобы обязанности работника соответствовали реальности и служили ему рабочим инструментом в повседневной деятельности, они должны вытекать из общего описания бизнес-процессов организации и ее подразделений. Для определения должностных обязанностей можно использовать модификацию известной методики полного описания бизнес-процессов организации, описанную в доступной литературе. В соответствии с этой методикой описание бизнес-процессов организации опирается на сложившуюся организационную структуру и бизнес-процессы подразделений. Модификация методики заключается в том, что в качестве «входов» и «выходов» бизнес-процессов подразделений рассматриваются не потоки информации и материалов, а требования и функции подразделений.

Общее описание методики разработки должностных обязанностей состоит из следующих шагов:

1.      Описать требования и функции структурного подразделения (в «продуктном» виде) и закрепить их в качестве входов и выходов этого подразделения.

2.      Определить внутренние бизнес-процессы подразделения, необходимые и достаточные для выполнения каждой функции. Необходимость бизнес-процесса означает, что без него та или иная функция выполняться не будет. Достаточность говорит о том, что один или несколько бизнес-процессов должны гарантировать выполнение определенной служебной функции.

3.      «Привязать» входы и выходы к бизнес-процессам подразделения. Эта процедура позволяет проверить: а) какие требования обеспечивают выполнение каждого бизнес-процесса, и б) какие бизнес-процессы обеспечивают выполнение каждой функции подразделения.

4.      Последовательно декомпозировать каждый бизнес-процесс подразделения на работы (операции, действия). Глубина декомпозиции определяется практической необходимостью и возможностью стандартизации работы сотрудников.

5.      Разработать матрицу ответственности подразделения. Матрица ответственности показывает уровень ответственности и участия сотрудников в бизнес-процессах подразделения и должна содержать хотя бы три параметра: О – отвечает за результат процесса; У – участвует в процессе; И – получает информацию о результатах процесса.

6.      Закрепить полученные работы (операции, действия) за работниками в соответствии с матрицей ответственности подразделения. Это и будут их должностные обязанности.

Рассмотренная методика определения служебных функций и обязанностей работников, если ее грамотно и последовательно применить ко всей организации, создает фундамент организационного порядка, на который должны укладываться остальные «кирпичики» системы управления предприятием: формализация и автоматизация документооборота; управленческий учет и бюджетирование; ключевые показатели эффективности (KPI); стандарты и регламенты выполнения работы; оценка и развитие компетенций; система мотивации и оплаты труда; механизмы развития корпоративной культуры. Внедрение современных управленческих технологий заражает предприятие «вирусом развития», что ведет к преодолению болезненного разрыва между качеством бизнеса и качеством организации. Организация перестает быть ограничением и становится возможностью для развития и достижения новых целей бизнеса.

Более подробная информация: Кулагин О.А. О функциях и обязанностях, или Как создать организационный порядок? – Справочник по управлению персоналом, №7, 2009.

Tags: бизнес-процессы, должностные инструкции, должностные обязанности, организация труда, служебные функции
Subscribe

  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

  • 0 comments